Успех = успеть. Но как?!

   «Я начальник отдела в банке. Мне 24 года, я красивая, не замужем. Люблю свою работу, очень. С утра – планерка. Голова кругом, столько нужно сделать! Как жаль, что у меня всего одна голова и две руки… Ну почему все выполняют план, а мой отдел нет? Почему Дима, начальник другого отдела, бодро отчитывается о перевыполнении, а я не могу смотреть в глаза управляющему, потому что план выполнен лишь на 70%? Господи, да я же кручусь как белка в колесе… Из головы не идет Танька, моя подчиненная: ей так весело живется, она в пять вечера встает и уходит, а я сижу до девяти ее косяки исправляю. И что Денис в ней нашел, я же и красивая, и начальник…

Вызвали к заму, опять я в чем-то виновата, должна была проконтролировать, обеспечить выполнение и т.д. и т.п. Дел по горло.
Выхожу из кабинета и через стеклянные двери вижу, что моя любовь Максим П., стоит и курит у входа в банк и не подозревает, что он нужен мне, что я каждый день хочу его видеть, думаю о нем, нахожу повод, чтобы зайти в его кабинет. Возвращаюсь в свой отдел, одновременно разговариваю по двум телефонам, решаю параллельно несколько вопросов сразу.
Пять часов. Конец рабочего дня. Танька попрощалась и ушла (на свидание, наверное). Работаю до восьми, домой беру огромную пачку почты. Никакой личной жизни.
…Мне – 24. По дороге домой думаю о том, как было бы здорово, если бы Максим догадался задержаться, проводить меня, если бы он меня обнял. Но он не догадывается. И каждый вечер мне хочется плакать от усталости, от огромного объема работы, от того, что ничего не изменится в моей жизни и от того, что Максиму я не нужна».

Комментарий психолога Екатерины ГОРШКОВОЙ

   Постоянный цейтнот стал практически нормой жизни для работающего человека. С одной стороны, профессиональная реализованность дает уверенность в себе, жажду жизни, позволяет человеку чувствовать себя незаурядной личностью. С другой стороны, «трудоголизм» ведет к ущербности остальных сфер жизни, прежде всего - личной, ведет к стрессам и перенапряжению.

Для многих деловых людей «не иметь времени» стало не столько необходимостью, сколько символом статуса. Если у меня нет свободного времени, значит, я востребован, во мне нуждаются. Но времени не хватает не только на личную жизнь, но и на решение профессиональных задач.

Так ли это? Если разобраться, проблема состоит не столько в загруженности работой, сколько в недостаточно эффективном планировании времени, неумении расставить приоритеты, перепоручить второстепенные дела подчиненным, сознательно управлять своей профессиональной деятельностью.

Руководитель, к которому постоянно обращаются сотрудники по любому вопросу, возможно и чувствует себя незаменимым, но назвать эффективным такое руководство вряд ли возможно. Более того, задача руководителя не решать проблемы подчиненных, а организовывать их работу. Если он все делает сам, зачем в таком случае ему нужны сотрудники?

Давайте рассмотрим причины, которые и ведут к постоянным цейтнотам.

Вы много и оперативно работаете, крутитесь как белка в колесе, а по срокам все равно не успеваете. Новые задачи появляются еще раньше, чем успевают закончиться старые. Не слишком ли велик объем работы?

Обычно при приеме на работу каждый сотрудник знакомится с должностной инструкцией, в которой описан круг его обязанностей. Если их список увеличивается, можно говорить либо об интенсивном росте объема работ вашего отдела, либо о неправильной постановке задач среди сотрудников. Еще одной из причин такого положения вещей может быть дублирование каких-либо функций. В этом случае лучше всего поговорить с шефом. Если нет должностной инструкции, на которую можно опереться в беседе, нужно подобрать веские аргументы в свою пользу. Здесь два пути: либо с вас снимают часть полномочий, либо вы просите себе помощников. А от дублирующих функций можно просто отказаться.

Иногда у нас возникает соблазн сделать все сразу. А если мы чего-то не успели, то мысль об этом может привести к психическому срыву и стрессу. Единственный способ справиться с лавиной дел – это четко и однозначно устанавливать приоритеты с учетом наиболее важных для нас целей.

Составьте перечень целей и задач. Отметьте их сравнительную важность и срочность. Все дела распределите по степени важности и срочности с учетом приоритетов.

При определении наиболее важных дел, помните известный принцип Парето: в процессе работы 80 % результата достигается за 20 % рабочего времени. Остальные 80 % потраченного времени дают только 20 % от всего результата.

Всем хорошо известно, что деловой человек, ценящий свое время, не должен делать все сам. Однако существует масса руководителей, которые часто неосознанно «подгребают» всю работу под себя. Тем не менее, делегирование полномочий влечет за собой значительную экономию времени. Подумайте, какую работу вы должны выполнить лично, а какую перепоручить. Главное, чтобы уровень знаний подчиненных соответствовал сложности задания. И не забывайте контролировать исполнение поручений.

Правильно составленный план - половина успеха. Определите: чего, когда и в каких масштабах вы хотите достичь. Ведь правильная цель – важная часть планирования. Относительно цели и расставляйте очередность выполнения задач. Составляя план, очень важно ставить конкретные задачи, выполнение которых можно измерить, а также конкретные сроки исполнения. Например: прочитать 10 страниц отчета с 17.00 до 18.00. Существует любопытная закономерность: любую работу выполняют ровно столько времени, сколько имеется в распоряжении. Ограничивая время, мы нередко без потери качества сокращаем затраты на выполнение работы.

Если помимо своей работы вы постоянно выполняете чьи-то просьбы, «срочные задания» (которые могут подождать еще лет десять), или просто не можете отказать людям в помощи (что-то передать, обсудить и т.д.), в этом случае действует простое правило: помогать кому-то, когда все свои дела уже сделаны. В остальных случаях нужно учиться либо отказывать, либо переносить просьбы во времени.

1. Ответ должен быть кратким, без пространных объяснений. Не извиняйтесь слишком усердно: «мне ужасно жаль, но…»; «вы не будете против, если»… Просто скажите: «нет, я не могу».

2. Объясните причину отказа, но не придумывайте оправданий. Честно признайтесь в ограниченных возможностях: «я не успею», «нет, это будет трудно/невозможно…». Это наиболее приемлемая форма отказа на работе.

3. Просите разъяснений или больше информации, например: «какие детали должны быть включены в отчет?», «он нужен в пятницу до или после обеда?».

4. Попросите больше времени на принятие решения о просьбе, если хотите проверить свою загруженность.

5. Учитывайте реакцию людей на невербальное поведение. Если вы определенно отказываете в просьбе, то говорите медленнее, с расстановкой и теплотой в голосе, иначе ваш отказ может прозвучать резко и недружелюбно.

Бывает так, что предстоящий огромный объем работы пугает нас до такой степени, что мы постоянно откладываем выполнение, тянем время. Это происходит по причине отдаленности результата. Поэтому большие дела всегда нужно делить на более мелкие части. Успешное достижение первой промежуточной цели будет дополнительно мотивировать вас к выполнению остальных задач.

Представьте себе, что ваша задача – это слон, очень большой и неподъемный. А вы хотите его съесть. Очевидно, что съесть его за один присест не удастся. Поэтому разрежьте его на части, каждую из которых можно будет съесть за раз. Можно пригласить на трапезу гостей, каждому дать кусочек. Так же можно поступить и с делами. Разделите задачу на такое количество подзадач, которые сможете решать по отдельности. Размер задачи уменьшится и ее решение упростится. Кроме того, часть подзадач вы сможете делегировать соисполнителям.

В процессе работы мы часто замечаем, что переключились и занимаемся чем угодно, но только не основным делом. Как это происходит?

«Ловушки времени» - это такие ситуации, когда вы выполняете либо второстепенную работу, либо задачу, неправильно сформулированную вами или вашим руководством. Это могут быть:

«Поглотители времени» - процессы неэффективного использования времени, в которых вы принимаете активное или пассивное. Это:

В конце каждого рабочего дня проверяйте, на что были потрачено время, что являлось помехами или поглотителями времени, как можно от них избавиться, удалось ли достичь результатов, реальны ли были поставленные сроки.

Зачастую дисбаланс в жизни напрямую связан с внутренними факторами. Часто за «трудоголизмом» прячутся совсем другие, личные проблемы. В этом случае, когда человек решает заняться своей личной жизнью, он неожиданно понимает, что не способен на это. Он так привык посвящать все свое время работе, что не умеет иначе. Наступает чувство тревоги, скуки. Так называемый «синдром выходных».

Когда наша личная жизнь пуста, мы пытаемся найти прибежище в своей профессиональной деятельности. И обманываем себя тем, что просто нет времени на личную жизнь. Но удовлетворение, которое можно получить от работы, не может заменить чувство удовлетворенности, которое дает жизнь в целом.

Один философ сказал: время это место, где может состояться или не состояться наша жизнь. Поэтому, если мы хотим жить полноценной жизнью, нужно научиться эффективно использовать самый ценный из ресурсов, которыми располагает человек.

Екатерина ГОРШКОВА

Если жизнь загоняет вас в угол и вы не знаете, как найти выход из создавшегося положения - расскажите о своих проблемах. Наш психолог-консультант и читатели журнала оценят ситуацию со стороны, выскажут свое мнение и подскажут пути их решения.